Vilniaus mokyklos vis sparčiau žengia skaitmenizavimo keliu – jose Vilniaus vystymo kompanija pradeda diegti elektroninės registracijos sistemas. Nauji elektroniniai žurnalai pakeis iki šiol naudotus popierinius, skirtus svečių registravimui, raktų išdavimui ir kitoms funkcijoms. Tai dar vienas žingsnis link centralizuotų ir vienodų paslaugų teikimo sostinės mokyklose. Tikimasi, kad šis sprendimas padidins administracinį efektyvumą, palengvins duomenų valdymą bei sustiprins saugumą ugdymo įstaigose.
Vasarą, nevykstant ugdymo procesui, elektroninė registracijos sistema buvo įdiegta 26 mokyklose, kurias administruoja sostinės viešųjų objektų plėtros ir valdymo bendrovė Vilniaus vystymo kompanija. Ateityje šią sistemą planuojama diegti ir visose kitose Vilniaus mokyklose.
„Vilniaus mokyklose nuosekliai mažiname popierizmo keliamą chaosą ir siekiame, kad administraciniai procesai taptų kuo paprastesni. Todėl įvedame elektroninę registraciją, kuri leis geriau valdyti lankytojų srautus, stebėti kabinetų užimtumą ir padidinti mokyklos bendruomenės saugumą. Kasdienių užduočių skaitmenizavimas nuims papildomą naštą nuo mokyklos darbuotojų ir suteiks galimybę daugiau laiko skirti vaikams“, – teigia Vilniaus vicemeras Vytautas Mitalas.
Mokyklose atsiranda planšetės svečių registravimui
Iki šiol mokyklose svečių registracija ir raktų išdavimas mokytojams dažniausiai buvo patikėtas sargams ar budėtojams, o visi įrašai fiksuojami popieriniuose žurnaluose. Tai buvo įprasta, tačiau daug laiko ir dėmesio reikalaujanti kasdienė praktika.
„Mūsų Nekilnojamojo turto valdymo departamento komanda, lankydamasi mokyklose, identifikavo poreikį tobulinti svečių registravimo ir raktų išdavimo procesus. Nors pačios mokyklos bandė skaitmenizuoti šias sistemas, ankstesni bandymai ne visada pasiteisino – jos buvo nepatogios ir ilgainiui apleidžiamos, todėl buvo sugrįžtama prie popierinių žurnalų. Tai paskatino kurti patikimesnį ir patogesnį sprendimą “, – sako Vilniaus vystymo kompanijos generalinė direktorė Laura Joffė.
Per vasarą Vilniaus vystymo kompanijos administruojamoms mokykloms suteiktos planšetės su jau įdiegta ir paruošta naudoti elektroninės registracijos sistema. Į mokyklas atvykstantys svečiai gali patogiai užpildyti registracijos formą bei pažymėti savo atvykimo ir išvykimo laiką, o lankytojų srautus realiu laiku stebi mokyklos apsaugos darbuotojai, budėtojai ar sargai.
Tuo pačiu principu mokytojai gali patogiai pasiimti kabinetų raktus. Užpildžius registraciją, juos išduoda apsaugos darbuotojas, galintis realiu laiku matyti kabinetų užimtumą.
Tai leidžia greičiau identifikuoti, kas ir kada naudojasi konkrečiomis patalpomis, sumažina rankinio administravimo poreikį ir padeda užtikrinti aiškesnę atsakomybę už raktų judėjimą.
Ateityje sistemą planuojama toliau plėtoti, pridedant papildomų funkcionalumų, pavyzdžiui, automatinį lankytojų srautų ataskaitų generavimą, kabinetų užimtumo analizę, raktų grąžinimo priminimus, rangovų ir tiekėjų atvykimo registravimą, pranešimus atsakingiems darbuotojams apie negrąžintus raktus ar užsitęsusį vizitą, integraciją su įeigos kontrolės sistemomis bei galimybę centralizuotai analizuoti duomenis visų administruojamų mokyklų mastu.
VVK – „vienas langelis“ administravimo paslaugoms
Nuo praėjusių metų rudens Vilniaus vystymo kompanija tapo „vienu langeliu“ visoms sostinės švietimo įstaigų administravimo paslaugoms. Bendrovė mokyklose ir darželiuose teikia valymo, teritorijos priežiūros ir saugos paslaugas. Centralizuotas modelis mažina administracinę naštą mokykloms ir leidžia diegti vieningus paslaugų bei saugumo standartus.
Apie UAB Vilniaus vystymo kompaniją
Sostinės viešojo intereso objektų plėtros ir valdymo bendrovė Vilniaus vystymo kompanija kuria šiuolaikinio Vilniaus veidą. Būdama viena iš pagrindinių sostinės viešųjų infrastruktūros projektų įgyvendintojų, įmonė nuosekliai siekia aukščiausių standartų nekilnojamojo turto projektavimo, vystymo ir administravimo srityje. Įmonė teikia Vilniaus miesto teritorijų planavimo, savivaldybei priklausančių viešosios paskirties objektų projektavimo ir statybos valdymo bei priežiūros paslaugas, administruoja Vilniaus miesto ugdymo įstaigų pastatus bei rūpinasi Vilniaus miesto nekilnojamuoju turtu.
